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Product Owners são os guias de todo processo de desenvolvimento de produtos digitais dentro do time Ágil. Mas o que eles realmente fazem? Qual é a sua rotina?

Acho seguro dizer que, em um projeto pequeno, são necessários pelo menos 25% do tempo de alguém (10h/semana) para ser um ou uma excelente PO. Projetos mais complexos podem exigir um gerenciamento do trabalho em tempo integral.

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Apesar de algo simples, a Metodologia Ágil exige muita dedicação da equipe e um entrosamento afinado dentro do próprio time (Squad) e entre o Squad e as outras áreas da empresa, como negócios e marketing. Neste cenário o Papel do PO é totalmente cross-department, sendo importante que desenvolva bem a comunicação e negociação. Construindo relacionamentos fortes para lidar com diversos stakeholders de áreas distintas e com diferentes prioridades.

Além de simplesmente estar disponível para a equipe de desenvolvimento para responder às perguntas e otimizar o projeto, os dias são gastos pesquisando, pensando, participando de reuniões, explicando a visão e preparando as Stories User e suas especificações e desdobramentos.

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O ideal é que a pessoa entenda o produto sob a perspectiva de negócio, mas tenha também noções de conhecimento técnico, como linguagens de programação, arquitetura de informação e de software e outras questões. Isso ajudará a ter com precisão quais desafios enfrentará no dia a dia do projeto.

Aqui destaco as principais atividades:

1. Planejamento

Auxilia na elaboração dos User Stories, que são granulares o suficiente para serem alcançadas em um único Sprint.

É de responsabilidade do PO estar na reunião de planejamento (Sprint Planning Meeting) para ajudar as equipes a entender exatamente o que é necessário, expressando claramente os itens do Backlog do produto. É de sua responsabilidade garantir que esteja visível e transparente para todo o Squad.

2. Criar e ser guardião do Backlog

Entender os objetivos de negócio do produto e transformá-lo em um Backlog que reflita esses objetivos é imprescindível. Estamos falando de um trabalho dinâmico, onde nada é imutável e é muito importante que o PO mantenha o foco no objetivo, mesmo com as constantes mudanças que invariavelmente irão ocorrer, dadas as mudanças de prioridades e novas descobertas que ocorrem.

3. Priorizar as tarefas do Backlog de acordo com o valor do negócio ou ROI

O PO deve ter o Backlog sequenciado antes do Sprint Planning Meeting. Isso significa que cada história de usuário deve ser ordenada por importância. Não é ter 5 prioridades altas ou 5 médias. É importante saber e estabelecer qual história do usuário é DE FATO a 1, a 2, etc.

4. Lembrar a equipe continuamente das metas de Sprint e Release

Transmitir a visão e os objetivos no início de cada Sprint e Release, ajudando a equipe a “se manter nos trilhos”, servindo de critério para medir seu progresso.

5. Representa, interage e envolve o próprio cliente no projeto

O PO deve se envolver continuamente com o cliente e stakeholders para garantir que a equipe esteja construindo o produto certo e, portanto, entregando o ROI esperado. Ele ou ela tem a oportunidade de orientar a equipe em uma direção diferente no final de cada Sprint, então deve estar pronto para fazer isso se necessário.

6. Participa das reuniões diárias do Scrum, Sprint Reviews e Retrospectives

Apesar do dinamismo e sempre haver uma desculpa para perder as reuniões, é super importante a presença do Product Owner para inspecionar e adaptar. O resultado da presença e esse “olhar” de perto é o sucesso da entrega e do projeto.

7. Inspeciona o progresso do produto ao final de cada Sprint

Têm total autoridade para aceitar ou rejeitar o trabalho realizado. O trabalho que não for realizado ou não estiver completo precisar ser re-priorizado e seqüenciado. Apesar de não ser comum, o PO pode encerrar um Sprint se for determinado uma mudança drástica de direção. Este é um evento bastante sério para uma equipe de Scrum porque significa que todo trabalho feito até aquele momento foi perdido. Um bom PO se destaca quando é ágil em reconhecer e entender as mudanças e garante que o time se adaptou ao novo cenário, seja ele mercado, público-alvo ou outros. Por sua vez bons times dão as boas-vindas às mudanças, desde que o Product Owner esteja confiante e tenha conhecimento.

8. Comunica o Status externamente

O PO é a voz ativa da equipe e garante que todos os canais de comunicação estejam abertos e que os projetos tenham a quantidade certa de suporte necessário para o seu sucesso.

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De forma ilustrativa poderíamos dizer que a rotina do PO seguiria algo próximo da seguinte agenda:

9:00

Começando o dia com a Standup Meeting – No Scrum cada dia começa com uma curta reunião onde são abordadas 3 perguntas para cada integrante do Squad:

O que eu fiz ontem? O que farei hoje? O que está me impedindo?

É permitido que o Squad decida quanto trabalho eles acham que podem fazer durante cada sprint e o número de sprints que serão necessários.

Como líder, o PO garante que a equipe esteja no caminho certo para entregar a visão do produto e que os impedimentos sejam resolvidos de acordo com o objetivo final.

9:30

Atualização do Backlog do Produto.

Uma parte importante da função do PO é criar e manter o backlog do produto, atualizando continuamente ao longo do dia. Fazendo as alterações e priorizações necessárias antes das reuniões de equipe, garantindo o uso mais eficaz do tempo e recursos.

10:30

Sidebar com Desenvolvedores para esclarecer sua atividade.

Qualquer questão emergente da equipe de Scrum precisa ser resolvida pelos Desenvolvedores. Muitas vezes o PO é convocado para essas “reuniões paralelas” para discutir problemas e ajudá-los a serem resolvidos.

12:00

Atualizar o Backlog do Produto.

Com uma reunião marcada às 14hs com o cliente, o PO precisa saber exatamente como está o Sprint e o andamento do projeto como um todo. Manter-se focado no backlog do produto é a melhor forma de esclarecer isso.

14:00

Reunião com o Dono do Negócio – O Cliente!

Os POs precisam estar disponíveis para todos que precisam falar com eles. Isso inclui a equipe de Sprint, partes interessadas dentro da organização e fora.

Como o nome sugere, a Metodologia Ágil não fica parada. Embora um PO possa estar tentando fechar um Sprint, ele terá os interessados de olho no horizonte, buscando o próximo lançamento do produto.

Ser capaz de ter uma visão em longo prazo e manter os detalhes é fundamental para este papel. Isso pode significar uma reunião de 20 minutos com o cliente para discutir o que vêm a seguir. Novos lançamentos é um tópico típico dessas discussões onde o PO precisará fornecer informações técnicas de maneira compreensível. Atualizando o status do projeto, sabendo o que é e não é possível no próximo Sprint, antes de assumir qualquer compromisso.

15:00

Trabalhar no Backlog do Produto para o próximo Sprint.

Após reunião com o cliente é hora de fazer as mudanças nos Sprints futuros e colocar planos em prática para garantir que tenha os recursos necessários.

16:00

Discussão de resultados de testes.

O PO frequentemente é convocado para reuniões de equipe focada nos resultados dos testes. A medida que o produto passa pelos Sprints qualquer problema será sinalizado ao PO, que precisará fazer uma chamada sobre o que fazer em seguida.

Com tantas responsabilidades o PO deve fazer muitas coisas e mas evitar outras. É importante que um/uma PO consciente de sua responsabilidade e impacto na equipe evite estes 3 pecados comuns:

Postura Centralizadora

Apesar de ter que tomar muitas decisões, de maneira alguma, deve ser centralizador. É preciso dividir as responsabilidades e definir as metas, estratégias e ações em conjunto com todos os stakeholders.

Deixar algum Stakeholder de lado

É comum pela rotina do projeto, o profissional dedicar mais atenção a alguma área específica, mas isto deve ser evitado ao máxjimo! Toda a estratégia da função de um PO envolve integrar  diferentes áreas, visões e anseios, incluindo as do cliente e da diretoria da empresa.

Deixar pontas soltas no entendimento do projeto

Especialistas em Scrum sugerem que o Product Owner invista 50% de seu tempo na compreensão do negócio do cliente e o restante do tempo repassando este entendimento à equipe. Só assim terá mais chances de todos ficarem satisfeitos ao final do projeto.