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A transformação digital diz respeito a um conjunto de iniciativas e tecnologias que está mudando radicalmente o modo como empresas realizam seus processos e entregam valor para seus clientes.

Por estar presente nas mais diversas áreas de um negócio, a transformação digital altera as operações e os modelos de relacionamento estabelecidos entre organizações e consumidores. É imperativa para todas as empresas, desde as pequenas até as grandes corporações.

Neste artigo, você poderá entender melhor como a transformação digital funciona, o que fazer para aplicá-la e descobrir se sua empresa está preparada.

Afinal, o que é transformação digital?

A transformação digital é o processo de utilização de tecnologias visando modificar e criar formas de produzir e entregar produtos e serviços, melhorando a experiência dos clientes e atendendo aos requisitos que passam a ser cada vez mais exigidos pelos mercados.

É uma alteração além dos processos e dos materiais, ela modifica a cultura e o mindset das organizações e de seus colaboradores, explicitada pela adoção de ferramentas digitais que permitem que a execução e o controle das atividades aconteçam de maneiras mais dinâmicas.

É a formação de uma nova mentalidade, que torna as organizações mais confortáveis para lidar ​​com o investimento em tentativas e fracasso, visando aumentar a capacidade de inovação. Isso, muitas vezes, implica em abandonar processos empresariais utilizados por longos anos e que ajudaram na construção do negócio. A ideia é que o que trouxe você até o estágio atual não será, definitivamente, o que o levará para o futuro.

Não é um processo simples. Dados históricos de uma pesquisa da McKinsey  mostram que a taxa de sucesso dessas iniciativas é de cerca de 30%. Em 2018, a empresa constatou que apenas 16% dos entrevistados disseram que os movimentos de transformação digital resultaram em melhorias de performance e outros 7% mencionaram que até houve resultados, mas que eles não se sustentaram.

Para funcionar, é preciso que os líderes dos empreendimentos desafiem constantemente a maneira como as coisas sempre foram feitas, propondo experimentações a fim de inovar e fazer diferente.

A transformação digital transcende funções tradicionais, como vendas, produção, marketing e atendimento ao cliente. Em vez disso, essa mudança envolve todo o conceito do negócio, começando e terminando na forma como você pensa e se envolve com os clientes.

Na medida em que as operações e instrumentos de análise mudam do papel para planilhas e agora para aplicativos inteligentes que simplificam e automatizam grande parte das rotinas e da gestão, temos a chance de repensar como devemos fazer o que precisa ser feito.

O investimento em tecnologias e os pontos de atenção

Alguns líderes empresariais já estão atentos à questão da transformação digital, mas não têm total clareza sobre os investimentos que precisam ser feitos. Utilizar sistemas de armazenamento em nuvem é suficiente? Automatizar rotinas burocráticas é importante? Essas duas iniciativas são fundamentais nesse processo, mas não definem a situação por si só.

A definição sobre o que deve ser mudado, em termos de equipamentos e sistemas, variará de acordo com a realidade do setor. É preciso estar atento às novidades em termos de atualização no parque fabril e nos softwares de apoio.

Hoje, falamos em Inteligência Artificial, Machine Learning e Internet das Coisas. Termos que até bem pouco tempo faziam parte apenas do imaginário, agora já fazem parte do dia a dia de algumas empresas que estão na vanguarda, liderando esse movimento.

Contudo, não é só isso. As empresas que conseguem atingir grande destaque nesse contexto não são aquelas que simplesmente acompanham as evoluções, mas sim aquelas que criam as novidades.

É preciso inserir todos os processos nessa nova lógica, criando canais de comunicação e de obtenção de feedbacks mais diretos com os clientes e se adaptando aos novos comportamentos do seu público-alvo.

Todo esse processo não é trivial. Existem diversas organizações que ainda estão enfrentando muitos obstáculos para superar os desafios. Vão desde os custos envolvidos, passando pela mentalidade daqueles que comandam os negócios e que não estão abertos às novidades, até as dificuldades para inserir os colaboradores nessa nova maneira de atuar.

Por que começar a transformação digital agora?

Um negócio pode querer implantar a transformação digital por vários motivos. Mas, com certeza, uma motivação que fará parte da decisão de qualquer empresa diz respeito à sobrevivência. Esses investimentos não são meramente frutos de uma vontade espontânea de evoluir, eles são uma necessidade — que estão sendo impostos pelo contexto geral.

Até meados da década passada, as evoluções aconteciam em uma velocidade muito mais lenta, havia tempo para se adaptar. Hoje, um negócio pode deixar de ser relevante em seis meses, superados por uma startup que ainda nem existe.

Veja, por exemplo, os casos das grandes redes de hotel após o surgimento do Airbnb. A plataforma criada em 2008 por alguns estudantes, hoje vale cerca de 35 bilhões de dólares, enquanto a rede Hilton, que é uma das mais tradicionais do ramo de hotelaria no mundo, está avaliada em 25 bilhões de dólares.

Existe um índice chamado S&P 500 que monitora a atividade do mercado americano, no qual, em meados do século passado, as corporações permaneciam ranqueadas por mais de 60 anos. Em 2011, as substituições começaram a acontecer na média de 18 anos. Hoje, as mudanças acontecem a cada duas semanas.

Cenário global

Diversos líderes em todo mundo já entenderam a mensagem e estão priorizando as iniciativas. Ou seja, quem ainda nem pensou a respeito já está ficando para trás. O IDC (International Data Corporation), importante instituição de avaliações globais, prevê que os gastos em transformação digital chegarão a quase 2 trilhões de dólares em 2022. Esses investimentos devem crescer de modo constante, em uma taxa anual de quase 17%.

Além disso, a instituição acredita que quase 30% das principais empresas do mundo terão um orçamento equivalente a pelo menos 10% de seu faturamento para fomentar as estratégias digitais. Isso demonstra que esse é um caminho sem volta. Quem não conseguir se ajustar, será superado já no curto prazo. Há um compromisso de companhias de todo o mundo em impulsionar cada vez mais os gastos necessários para realizar essas mudanças.

Para quem tem uma pequena empresa que está começando ou que ainda é uma ideia no papel, é fundamental projetar a estrutura digital desde o início. É bem mais fácil crescer corretamente do que ter que correr atrás e mudar tudo depois. Você pode preparar sua organização para o futuro e ajustar as estratégias com o passar do tempo.

É importante observar o setor e os diferenciais do seu negócio em virtude desse contexto. Insistir em iniciativas que já estão desgastadas não será uma boa ideia. Por exemplo, abrir um ponto de comércio físico sem qualquer interface com os meios digitais, mesmo que seja apenas o posicionamento nas redes sociais, inicialmente. Pensar, planejar e construir digitalmente deixará o seu empreendimento pronto para ser ágil, flexível e preparado para crescer.

Ou seja, independentemente do cenário atual de sua empresa, já é o momento de compreender a transformação digital e começar a investir naquilo que pode garantir o sucesso. Deixar isso para depois pode gerar perda do timing, e tentar mudar posteriormente o deixará em situação de desvantagem.

É claro, a jornada de cada organização está em pontos diferentes e percorrerá caminhos distintos. Contudo, é fundamental dar os primeiros passos e começar. Mapear o que os concorrentes já estão fazendo e quais são as demandas dos consumidores que não estão sendo atendidas. Identificar suas fraquezas, priorizar e dar início ao plano de inserção e evolução na transformação digital.

Como fazer a transformação digital?

Alguns proprietários e diretores de empresas pensam que, para implantar a transformação digital, basta uma decisão de cima para baixo. Naturalmente, isso precisa acontecer, mas não é o suficiente por si só. E a principal razão é porque essas novas formas de agir envolvem diretamente a cultura, que muitas vezes está enraizada no negócio.

Ou seja, é praticamente impossível realizar a transformação num estalar de dedos, só com base em intenções. É preciso uma série de ações que vão mudar aspectos da estrutura organizacional, o modelo de operações e até mesmo os produtos e serviços que a empresa oferece. E para isso, além das questões tecnológicas, é preciso encontrar os talentos capazes de conduzir esses processos e com poder de influenciar os demais colaboradores.

É importante estar atento aos aspectos relacionados à comunicação. As expressões de linguagem que são utilizadas podem ter um poder muito grande no que diz respeito à mobilização. É a forma como a empresa traduz aquilo que espera que seja feito. Quanto mais claro e objetivo for, melhor. Mas deve-se atentar ao tipo de pessoas que trabalha na organização e também ao público-alvo, pois o que é eficiente em alguns casos pode ser um desastre em outros.

Uma nova forma de se planejar

Qualquer processo de mudança começa com a consciência de que há um problema, que pode ser bom ou ruim. Os problemas são ruins quando a empresa não atinge a performance nos patamares esperados e bons quando trata-se de mudança de nível. As mudanças precisam ser planejadas, pois vão de coisas simples como alterações no ambiente dos escritórios, até reconfigurações completas no modo de trabalhar e gerenciar, em virtude das novidades trazidas pelos meios digitais.

É fundamental incutir nas pessoas a ideia de revoluções constantes. No modelo da transformação digital, não basta colocar os equipamentos para funcionar e esquecer. É tudo muito dinâmico, o que era maravilhoso ontem pode estar saturado amanhã. Não existe mais aquela ideia de algo que vai continuar dando certo por cinco ou mais anos como era antigamente. Essa é uma evolução das estratégias de melhoria contínua, muito disseminadas nas indústrias de padrão de qualidade global.

A empresa deve identificar seus principais objetivos a partir da transformação digital. Na medida em que a execução do que foi estabelecido avança, a própria experiência na jornada já fornece os feedbacks para tudo aquilo que precisa ser ajustado. Se for para errar, que seja o mais rápido o possível.

Para repensar e redesenhar modelos de negócios inteiros é preciso aprimorar e desenvolver os clientes para que também se habituem a se relacionar com sua empresa por vias digitais. Toda essa experiência do usuário deve ser observada, a fim de aumentar as receitas, a produtividade e a retenção. As cadeias de fornecimento devem ser integradas e o gerenciamento simplificado, sem perda de qualidade.

O estabelecimento de uma plataforma

Em linhas gerais, tudo o que estiver relacionado à tecnologia precisa ser utilizado como base para o ecossistema de sustentação da plataforma que irá permitir a interação digital entre sua empresa e os clientes. Por meio das expectativas definidas, você poderá selecionar as combinações mais interessantes para atingir os resultados.

No geral, essa nova plataforma pode ser usada como um quadro de referência para a transformação de negócios digitais em termos dos principais recursos necessários para apoiar seus objetivos de transformação. Uma vez que esses sistemas estiverem em funcionamento, tanto no que diz respeito à capacitação dos processos para se inserirem nessa realidade, mas também naquilo que traz a disrupção de fato, as tarefas e rotinas passam a ser altamente virtualizadas. Os serviços internos passam a se distribuir e a nova maneira de conduzir o dia a dia terá sido implantada.

Quando isso é feito de forma ágil e iterativa, é possível otimizar simultaneamente a infraestrutura de funcionamento e também a mentalidade das pessoas no que tange ao que elas precisam fazer para cumprir com suas responsabilidades. E assim, obter benefícios iniciais para clientes e usuários finais, ao mesmo tempo em que há a transformação interna dos processos.

Quem deve liderar a transformação digital dentro das empresas?

De gestores responsáveis pelos setores até aqueles que simplesmente prestam serviço para uma empresa, todos precisam participar e têm papéis, mais ou menos complexos, em um processo de transformação digital. Nesse contexto, pode parecer um pouco confuso definir quem são os recursos-chave que devem atuar como protagonistas na implantação e condução das alterações e suas consequências.

Inicialmente, como em qualquer outro projeto, é preciso contar com o endosso da alta direção. Em grandes empresas, o envolvimento de diretores de tecnologia, inovação, operações, financeiro e CEO é fundamental. Sem isso, os investimentos não serão priorizados e as pessoas podem se sentir sem suporte. Todos aqueles que são tomadores de decisão, independentemente da área em que atuam, precisam se conscientizar sobre sua importância nesse processo, uma vez que ele abrange mudanças profundas na forma de pensar e agir da empresa como um todo.

Os ocupantes de algumas funções precisam ser vistos como estratégicos. Embora a transformação digital esteja permeada por toda a organização, alguns diretores e gerentes precisam assumir as rédeas e trabalhar ativamente para que tudo aconteça da melhor maneira. Entre eles, se destacam o Diretor de Inovação e o de TI. Como vimos, há uma mudança muito grande nas tecnologias utilizadas e na forma como se dialoga com os clientes.

O Diretor de Pessoas também tem responsabilidades importantes, pois falamos de uma nova cultura. É preciso avaliar a forma como os colaboradores lidam com as suas atividades após reestruturação e montar os programas de treinamento e desenvolvimento para que estejam sempre capacitados a lidar com as lógicas que forem introduzidas.

Por fim, o Diretor do time de Produtos — caso exista essa função especificamente — são aqueles que têm o papel de pensar e elaborar novos produtos precisam se inserir rapidamente no contexto digital, criando novidades e atualizações que acompanhem os desejos dos consumidores.

O que fazer para acelerar a transformação digital na sua organização?

Como vimos, a transformação digital chegará à sua empresa, mesmo se você relutar. Caso não priorize essa adaptação, seu negócio corre o risco de deixar de existir no curto prazo. As organizações totalmente adeptas aos modelos tradicionais estão sumindo uma após a outra. Praticamente já não existe mais quem consiga se manter funcionando de um modo 100% analógico.

Mesmo nas empresas familiares e de menor porte, algumas iniciativas já têm sido adotadas. Negócios locais e outros tipos de prestadores individuais de serviço já perceberam a importância de estabelecer uma presença digital, visando captar clientes e desenvolver suas marcas.

Como vimos, para que a transformação digital tenha sucesso e traga benefícios reais, é necessário um envolvimento amplo, com uma mudança genuína na forma de pensar e agir. Ou seja, é muito mais do que simplesmente comprar, instalar e implantar tecnologia.

Mesmo que você opte por adotar soluções amigáveis, fáceis de instalar e pré-projetadas, o que facilita o processo, é preciso ter em mente que os softwares e ferramentas precisarão de ajustes e customizações para que seja possível explorar cada uma.

Sua empresa terá que realizar campanhas de conscientização e treinamento nas novas soluções implantadas para que a transformação digital aconteça na prática, e não apenas no discurso. Essa é a única maneira de alcançar a sinergia necessária para obter os benefícios esperados.

Devemos entender que não existe uma receita de bolo ou uma fórmula mágica que se adeque a todas as realidades. É preciso compreender o segmento de atuação e os níveis de maturidade tecnológica da empresa, para assim definir o que será feito e quais os passos prioritários.

A cultura da transformação digital ajuda seu empreendimento a avaliar a automação de processos, a diminuir ou racionalizar os custos, maximizando a eficiência e aproveitando as oportunidades de melhoria interna ou de exploração de novas possibilidades no mercado.

Comece com um diagnóstico abrangente da sua empresa

É sempre bom estabelecer um ponto de partida. Muitas empresas investem em tecnologias porque acharam interessantes ou porque estão sendo utilizadas por concorrentes, sem entender corretamente como elas se aplicam à sua realidade. Isso gera desperdícios e retrabalhos.

Com um diagnóstico que identifique a situação de momento da sua empresa, você pode se organizar melhor, definindo os pontos de atenção e as prioridades. Inclua não apenas a avaliação do parque tecnológico, mas também a identificação dos sistemas, da capacidade de suas redes e as competências e habilidades presentes nas equipes de trabalho.

Os times devem ser estruturados considerando a presença de Key-Users, Testers, Devs e Designers. Cada um deles cumpre uma função importante e ajuda a disseminar os aspectos mais relevantes da transformação abrangendo todo o negócio.

Prepare a organização para a mudança

Uma vez mapeado o cenário, é preciso identificar quais serão os pontos que precisam ser desenvolvidos inicialmente. O que pode ser feito simultaneamente, em paralelo, e o que tem que ser feito primeiro para que possa ser dada sequência nas demais iniciativas.

É importante também pensar que, apesar de todas as vantagens da transformação digital, é possível encontrar resistências — como pessoas que têm aversão à mudança. É preciso sensibilizá-las ou até mesmo substituí-las, caso não haja alternativas.

Lembre-se de que a transformação digital se incorpora à cultura organizacional e deve ter o envolvimento de todos. Aqueles que não estão dispostos a acompanhar as evoluções podem atrapalhar o processo.

Organize seus orçamentos para acomodar a transformação digital

Quando falamos em organizar orçamentos, nos referimos a priorizar e repensar as áreas de investimento para combinar e aproveitar as oportunidades. Não adianta montar o melhor plano do mundo e não prover os recursos para executá-lo.

Em outras palavras, a continuidade do seu negócio hoje em dia depende muito da transformação digital. E se a empresa não conseguir demonstrar que reconhece isso por meio da previsão orçamentária para a aquisição de novas tecnologias e para o investimento em contratações, marketing e outras demandas, tudo será apenas uma boa ideia no papel.

Prepare-se para aumentar seu ritmo

A integração de tecnologias emergentes faz com que tudo se torne muito mais dinâmico. Vertigem é uma boa palavra para descrever a sensação generalizada que líderes e funcionários experimentam após a transformação digital de sua empresa. É preciso estar atento a isso.

No começo, muitos problemas vão acontecer — é preciso errar rápido, aprender rápido e corrigir rápido. O ritmo de como as coisas acontecem, tanto na produção ou na prestação de serviços como nas mudanças do comportamento do consumidor, agora é muito mais acelerado e as soluções implantadas precisam também levar isso em consideração. Na sua capacidade de servidores para suportar diversos acessos de clientes em seu site, por exemplo.

A transformação digital, como vimos, é imperativa. As empresas devem reconhecer sua importância e colocar o conceito em pauta. Investir e priorizar as iniciativas, pois a pena de não fazê-lo pode ser até a própria extinção do negócio.

Esse conjunto de práticas e tecnologias se tornou fundamental para manter a relevância de qualquer empreendimento no contexto atual em que se encontra a sociedade. Sem aumentar a capacidade de inovar e de oferecer produtos e serviços digitalmente, legados centenários podem ser superados facilmente por quaisquer novas empresas que conseguirem estar na vanguarda nesse novo cenário.

Agora que você já entendeu melhor a importância da transformação digital, conte com a gente para ajudá-lo(a) nesse processo!