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O verdadeiro diferencial na terceirização de TI não está apenas na escolha do parceiro, mas na forma como essa relação é conduzida. Ao contrário do que muitos pensam, a gestão de fornecedores para projetos de tech não se resume a monitorar prazos e garantir entregas. Para líderes como Diretores de TI ou Inovação, Heads de Engenharia e Produto, essa é uma habilidade estratégica essencial, capaz de transformar a terceirização em uma verdadeira vantagem competitiva.

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Componentes essenciais na gestão de fornecedores para projetos de tech

1. Mitigação de riscos: antecipação e proatividade

Gerenciar riscos é fundamental em qualquer projeto de TI terceirizado. A antecipação de problemas potenciais e a preparação de respostas adequadas garantem que os projetos permaneçam nos trilhos, mesmo diante de desafios inesperados.

• Mapeamento de riscos: Realize um mapeamento detalhado de todos os possíveis riscos — técnicos, de conformidade e de segurança — desde o início do projeto. Isso permite que a equipe esteja preparada para mitigar problemas antes que eles afetem os resultados.
• Planos de contingência: Desenvolva e teste planos de contingência que possam ser rapidamente ativados. Isso garante uma resposta ágil e eficaz a qualquer risco materializado, minimizando impactos no projeto.

2. Inovação conjunta: co-criação e capacitação

A inovação conjunta transforma fornecedores em parceiros estratégicos. Líderes em TI e Inovação devem buscar proativamente formas de co-criar soluções com seus fornecedores, ampliando o valor entregue e mantendo a empresa competitiva.

• Sessões de co-criação: Organize hackathons e workshops para explorar novas ideias e desenvolver soluções inovadoras com os fornecedores. Isso não só fortalece a parceria, mas também promove a criatividade e a agilidade nas entregas.
• Capacitação mútua: Verifique se os fornecedores oferecem treinamentos e workshops que podem capacitar sua equipe interna, mantendo-a atualizada com as melhores práticas e tecnologias emergentes.

3. Métricas de desempenho: medindo o sucesso das equipes de tecnologia

Monitorar o desempenho das equipes é vital para garantir que as entregas de TI estejam alinhadas com os padrões de qualidade e as metas estratégicas da empresa. Definir as métricas certas permite ajustes precisos e melhoria contínua.

• Impacto no negócio: Avaliar se as soluções entregues estão realmente contribuindo para os objetivos estratégicos é essencial. Métricas como ROI e impacto nas operações garantem que os projetos de TI estejam alinhados com a estratégia de crescimento e eficiência da empresa.
• Definindo a régua de avaliação: Deixe claro o que significa uma entrega de qualidade e quais os critérios para avaliar se o time está em alta performance. Critérios claros permitem não apenas monitorar o progresso, mas também ajustar rapidamente o curso das operações para garantir que os objetivos estratégicos sejam sempre atingidos.

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Gerenciando escopo e entregas

Terceirizar projetos de tecnologia oferece a flexibilidade necessária para empresas tradicionais que precisam acelerar projetos tecnológicos sem comprometer a qualidade. Contudo, essa flexibilidade só é vantajosa quando combinada com uma gestão rigorosa, capaz de manter o foco e a disciplina no que realmente importa.

Um dos maiores riscos ao terceirizar o desenvolvimento de software em empresas não digitais é o famoso scope creep — a expansão não controlada do escopo do projeto. Isso geralmente ocorre quando há uma falta de clareza nos requisitos ou uma comunicação inadequada entre a empresa e o fornecedor.

Para evitar isso, é crucial implementar uma abordagem ágil, mas disciplinada, na gestão do escopo de software. Isso significa:

• Escopo e expectativas definidos: Desde o início, defina claramente o escopo do trabalho e as expectativas do squad. Use frameworks como RACI para garantir que todos saibam exatamente o que se espera deles.
• Governança ágil: Estabeleça uma governança que permita ajustes rápidos e eficientes, mas que também imponha disciplina nos prazos e na qualidade das entregas. Sprints curtos e revisões de backlog são essenciais.
• Integração operacional: As squads externas precisam ser integradas aos processos e sistemas internos desde o início para garantir que suas entregas sejam relevantes e eficazes.

Para empresas que ainda estão desenvolvendo sua maturidade digital, a gestão de fornecedores para projetos de outsourcing de tecnologia é mais do que uma necessidade operacional. Quando bem executada, não só minimiza os riscos, mas também maximiza os resultados, criando parcerias duradouras e projetos que realmente fazem a diferença para o negócio. Para os líderes de tecnologia e inovação, essa é uma competência essencial que pode determinar o futuro competitivo da empresa.