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Você já teve a sensação que seu dia precisaria ter pelo menos umas 35 horas? Isso é bastante comum para quem precisa trabalhar, estudar, fazer networking, dormir, e no final ainda achar um momento para o lazer, certo? Mas hoje vamos dar dicas para você aproveitar melhor as únicas 24 horas que temos por dia com mais produtividade.

Antes de tudo:

Produtividade nunca é um acidente. É sempre o resultado de um comprometimento com a excelência, inteligência, planejamento e esforço focado. – Paulo J. Meyer

Com isso, sabemos que precisamos nos comprometer com diversas tarefas para gerar bons resultados. Definimos alguns pontos bastante importantes para você otimizar o seu dia, e a sua missão é colocar o número de horas que você gasta com cada uma dessas tarefas.

Então separa o papel e a caneta, pega um café e vamos ver quantas horas te sobram no final de um dia trabalhado e otimizado com produtividade :

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Tarefa: sono

Vamos começar com o horário de sono que precisamos ter todas as noites. Cada um sabe o seu limite de sono, e é importante respeitá-lo. Eu não consigo produzir nada no dia seguinte se não tiver pelo menos sete horas de sono, mas não é todo mundo que é assim. Conheço pessoas que conseguem ter um dia bastante produtivo mesmo dormindo apenas cinco horas por dia. Isso vai de organismo para organismo.

De qualquer forma, uma coisa é fato: não dormir direito pode causar diversas consequências, como perda de memória, bloqueio criativo, ansiedade, descontrole emocional, perda de concentração, e diversas outras.

Mas e agora o que eu posso fazer para melhorar meu sono? Primeiro passo é:

Tenha o compromisso de dormir.

Se você não se obrigar a dormir todo dia no mesmo horário e respeitando o seu limite de sono, você vai empurrar essa atividade para mais tarde. Sabe aquele famoso “só mais um episódio”? Esquece isso! Se mantenha firme no seu compromisso de dormir nos horários certos. Pense que dormir é tão importante (ou mais) do que aquela reunião às nove horas em ponto do dia seguinte. Então, respeite o seu horário de dormir.

Tem dificuldade para dormir? Tem ferramentas para isso!

Utilize aplicativos que te possibilitem relaxar e descansar melhor:

O Colorfly (iOS | Android) é um aplicativo onde você pode colorir com facilidade diversos desenhos. Isso permite que você esvazie sua cabeça daqueles problemas que podem atrapalhar sua noite de sono. E o Zen (iOS | Android) é uma opção para quem gosta de meditação guiada. Ele possui diversos temas, vídeos, sons e mensagens que permitem que você tenha um relaxamento profundo.

Use o celular como um aliado e não como inimigo. Atualizar as redes sociais não vai contribuir para a melhora do seu sono. Se possível, largue o celular bem longe da cama pelo menos 15 minutos antes de dormir. E aproveite esse tempo para ler, meditar ou apenas relaxar, mas não se permita ficar em frente às tecnologias nessas horas.

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Tarefa: Trabalho

Esse passo provavelmente é o que ocupa o seu maior tempo, certo?

Como funciona sua rotina? Oito horas de trabalho e mais uma de almoço? Nove horas de trabalho? Duas horas de almoço? A maioria das pessoas tem um horário de trabalho fixo, o que ajuda na organização da sua rotina e da sua produtividade. Se o seu caso não for esse, talvez você tenha ainda mais dificuldades de organizar seu tempo.

É difícil ser produtivo quando temos muitas distrações em volta ou quando ficamos muito ansiosos para entregar diversos projetos na mesma semana. Para isso, separamos três formas de você cuidar do seu dia-a-dia e se transformar em uma pessoa mais produtiva, otimizando as vinte quatro horas do seu dia.

5am Club

Esse nome pode até assustar aquela pessoa que gosta de acordar tarde, certo? E essa técnica consiste exatamente no que o próprio nome diz: Acordar às cinco da manhã. Mas qual o objetivo de acordar tão cedo assim?

Esse clube promete te gerar um dia muito mais produtivo. Você vai ter a vantagem de estar acordado enquanto todo mundo ainda está sonhando. Se você é do tipo que produz melhor de manhã e quando tudo está em silêncio, essa vantagem de horário vai te ajudar a começar seus trabalhos horas antes. Além disso, essa diferença de horário te permite ler um livro, tomar um banho mais demorado, praticar alguma atividade física, fazer um curso, e por aí vai.

Pomodoro

Essa técnica não vai te pedir para acordar mais cedo, pode ficar tranquilo. Em compensação ela não vai te dar tanto tempo de relaxamento. A técnica Pomodoro consiste em ciclos de trabalho e descanso que auxiliam na sua produtividade.

A técnica funciona assim:

1) Faça uma lista com as tarefas que estão pendentes;

2) Pegue um cronômetro (celular, aplicativo, sites) e o programe para despertar em 25 minutos;

3) Agora escolha uma tarefa da sua lista, e durante esses 25 minutos concentre-se apenas nela;

4) Quando o despertador tocar, faça uma pausa de 5 minutos;

5) Risque a tarefa da sua lista depois que terminá-la;

6) Retome o trabalho depois da pausa por mais um “pomodoro” (25 minutos)

7) A cada quatro “pomodoros”, faça uma pausa mais longa: 30 minutos até voltar ao trabalho

Tem uma extensão do Chrome que pode te ajudar.

Metodologias ágeis

Usar as metodologias ágeis também pode causar milagres na sua rotina. Essa técnica começou com o desenvolvimento de projetos de software, mas pode ser aplicada para qualquer área. As ideias principais são: priorizar as pessoas e as interações, produtos executáveis, colaboração do cliente e respostas rápidas para as mudanças.

Para colocar esses métodos dentro da sua empresa é preciso separar os seus projetos em ciclos:

– Início do projeto

– Organização e preparação

– Execução do trabalho

– Encerramento do projeto

Após cada etapa, sua equipe deve analisar todas as atividades individualmente. Assim, caso encontre erros no meio do caminho, você poderá resolvê-los mais rápido. Isso evita que muitos erros sejam acumulados e no final você precise refazer todo o trabalho.

A promessa dos métodos ágeis é de entregar um projeto mais rápido, desenvolvê-lo com mais qualidade, visualizar o que já foi feito e quanto falta, além de dividir as etapas entre todos os membros da equipe.

Tem ferramentas? Tem! Duas ferramentas são básicas para você desenvolver essa técnica:

Scrum: O Scrum consiste em dividir o seu projeto em ciclos (tipicamente mensais) chamados de Sprints Esse método é muito eficiente, e nossa sugestão é que você confira uma aula gratuita de Scrum da Mastertech.

Kanban: Kanban funciona através de cartões, onde você desloca as tarefas de acordo com as categorias: To do (por fazer), Doing (fazendo/em execução) e Done (feito/concluído). Outras seções podem ser acrescentadas conforme as necessidades do seu projeto. Você pode seguir essa metodologia através de alguns sites e aplicativos, como Asana ou Trello.

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Tarefa: Estudo

Se você faz faculdade, pós graduação, curso de línguas ou qualquer outro curso que toma algumas horas do seu dia, é importante se organizar para que ele não seja em vão. Para isso você precisa organizar um momento de estudo ou para colocar tudo em prática.

Nesse item é preciso que você não conte apenas os horários que você está dentro da aula, mas também o tempo que você gasta para estudar. Para otimizar melhor o seu dia e você não ficar muitas horas focado nesses conteúdos temos uma dica:

Técnica e Repetição Espaçada: essa técnica te auxilia na memória de longo prazo, ou seja, aquela matéria que você vai estudar, vai ficar armazenada na sua mente mesmo depois da prova final!

Ela funciona refrescando a sua memória com os conteúdos que você já aprendeu em espaços de tempo estratégicos. Esse tempo estratégico pode ser: 1-7-14-30. Mas o que são esses números? Eles significam que após você aprender um conteúdo novo, você vai revisá-lo na seguinte ordem: 1 dia, 7 dias, 14 dias e 30 dias após aprender o conteúdo.

Agora se você não achou um horário para estudar, mas sente a necessidade de se aperfeiçoar, pode optar por cursos de curta duração. Eles são ótimas opções para você aprender algo novo, praticar, e ainda encaixar tudo isso dentro da sua rotina.

Uma boa opção é buscar um Bootcamp. Eles podem mudar sua vida profissional, como te apresentar um conteúdo prático, ir muito além das salas de aula, muito networking, entre outros benefícios. Isso num período de poucas semanas.

Se ainda assim você acha que podem ocupar muito tempo dentro da sua rotina, você pode fazer alguns workshops. Eles também são focados na prática e nos resultados rápidos, mas nesse caso, eles não duram mais do que oito horas e podem ajudar muito a maximizar a sua produtividade.

Mas onde achar esses cursos? A Mastertech, escola de habilidades do século 21 possui um portfólio cheio de bootcamps e workshops que podem transformar a sua vida em tecnologia, marketing, design e negócios.

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Tarefa: Deslocamento

Essa tarefa pode não te afetar em nada se você fizer parte do time de home office, como pode ser seu pior pesadelo se você mora longe do trabalho, certo? Muitas pessoas têm a sensação de que estão perdendo tempo quando estão se deslocando para o trabalho ou para a faculdade, mas existem formas de você aproveitar melhor esse trajeto.

Transporte público:

Se você não for uma pessoa que enjoa fácil no transporte, então as opções não faltam. Você pode gastar o tempo de casa até o seu destino final com leituras e com vídeos. É uma ótima opção para quem precisa ler um livro para o trabalho, para a faculdade ou até mesmo para quem está com poucas horas de lazer e está louco para ler um livro para relaxar. Além disso, séries e filmes podem ser vistos e são uma ótima opção de lazer e até mesmo para estudar línguas.

Agora se você é do time que não consegue ler nada em movimento, um fone de ouvido pode te salvar! Seja escutando boas músicas ou bons podcasts. E nos podcasts você pode escolher o que lhe cai melhor: estudar, se atualizar das notícias, conhecer mais coisas sobre os temas que você gosta, e assim por diante.

Carro:

Se você é o responsável pela direção do carro, a melhor sugestão é curtir boas músicas, sons de meditação e até curtir vários podcasts.

Por mais que possamos perder várias horas dentro do transporte, ainda existem ótimas opções para esse momento não ser um grande estresse.

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Tarefa: Atividades extras e lazer

Talvez o seu principal problema hoje seja achar tempo para atividades extras, certo? Não sobra tempo para ir a academia ou correr no parque, seu cachorro está implorando por um passeio e você sempre em dívida, os aplicativos de comida se tornaram seus melhores amigos porque não sobra tempo para testar aquela receita nova. Funciona assim para você?

Então vamos fazer um análise das horas que você gasta durante o seu dia, tudo bem? Anotou direitinho quantas horas você gasta em cada atividade? Vou dar o meu exemplo para você se inspirar:

Tarefa sono: 7 horas

Tarefa trabalho: 9 horas (expediente e almoço)

Tarefa estudo: 4 horas

Tarefa deslocamento: 3 horas

No final do meu dia, eu gastei 21 horas. Ainda me resta uma hora para encaixar alguma atividade de lazer. E claro que essas horas não representam uma regra, alguns dias eu gasto mais horas no deslocamento, outros mais horas no estudos, outros mais horas no lazer. Mas podemos dizer que eu estou ocupada 23 horas do meu dia!

E não se esqueça que, para você que trabalha remota ou hibridamente, a tarefa de deslocamento pode ser retirada ou, no mínimo, reduzida. Gostou de ganhar 3 horinhas a mais?

Com essas técnicas você vai produzir muito mais e aproveitar cada instante do seu dia. Depois é só voltar e me contar se está funcionando.